Fleet Manager: un ruolo chiave per la gestione aziendale del parco auto

Sono sempre più numerose le imprese che scelgono il Noleggio a Lungo Termine come servizio chiave per ottimizzare le risorse aziendali. La figura preposta alla gestione della flotta aziendale viene designata con il titolo di Fleet Manager, ed è molto ricercata dalle imprese sia pubbliche sia private per il tipo di competenze trasversali che richiede. Più di recente, inoltre, è stata introdotta la figura del Mobility Manager, che promuove e realizza interventi di organizzazione e gestione della domanda di mobilità delle persone, anche collaborando all’adozione del piano di mobilità sostenibile. Tale figura è obbligatoria per le aziende sopra i 100 dipendenti, e ha la finalità di consentire la riduzione strutturale e permanente dell’impatto ambientale derivante dal traffico veicolare nelle aree urbane e metropolitane, attraverso l’attuazione di interventi di mobilità sostenibile.

Fleet manager & Mobility manager: ruoli e competenze di due figure strategiche

La gestione della flotta aziendale – o Fleet Management – è un’attività complessa e strategica che – in ragione delle responsabilità e dei rischi connessi - necessita di essere governata da figure esperte.
Il Fleet Manager è un esperto di analisi, supervisione, ottimizzazione dei costi totali di gestione (TCO, total cost of ownership), della supply chain e dei servizi legati alla soddisfazione del driver.
Deve saper coordinare un gruppo di persone con funzioni diverse e, allo stesso tempo, proporre soluzioni di mobilità efficaci.
È una figura altamente specializzata che ormai ricopre un ruolo fondamentale per il welfare aziendale.
Oltre alla gestione della flotta aziendale, il Fleet Manager è responsabile della reportistica, della definizione del budget e si occupa dei rapporti con i fornitori — quali società di noleggio, concessionari o case produttrici.

Uno dei compiti del Fleet Manager è quello di decidere quali veicoli inserire all’interno del parco auto aziendale, coordinando tutti i mezzi aziendali che dovranno essere accuratamente registrati, così da poter essere assegnati ai dipendenti secondo le necessità.

Ma come si diventa Fleet Manager?
Oltre a possedere alte doti organizzative, il Fleet Manager deve essere in grado di creare modelli computazionali di analisi e di gestione di dati, di effettuare simulazioni e sviluppare modelli per confrontare e monitorare le soluzioni da testare per ottimizzare i costi, ridurre l’impatto ambientale e massimizzare i benefici per impresa e dipendenti. La gestione delle flotte aziendali può essere coordinata da un ufficio interno adibito completamente a tale attività, o da una Società esterna. Se gestita esternamente, l’azienda stipula un accordo di Fleet management con il fornitore che si occuperà della gestione della flotta.

Gestione delle flotte aziendali: come decidere quale tipo di auto è idonea a entrare in flotta?

Il Fleet Manager si occupa anche della decisione di quali mezzi inserire nelle flotte aziendali. La scelta avviene in base al budget disponibile e alle esigenze di mobilità. Ad esempio: se i driver percorrono diverse centinaia di chilometri ogni anno, sarà più conveniente propendere per veicoli ad alimentazione tradizionale; viceversa, se i dipendenti percorrono brevi distanze oppure operano in un ambito prettamente urbano, le auto ibride e/o elettriche sono ideali per il contenimento delle emissioni a tutela dell’ambiente. 

Per la gestione delle flotte aziendali, il Noleggio a Lungo Termine di auto e veicoli commerciali offre interessanti vantaggi, come la comodità di usufruire di un servizio all inclusive senza che l’azienda si faccia carico degli oneri gestionali, amministrativi e di manutenzione legati alla proprietà del mezzo, che saranno invece in capo alla società di noleggio di riferimento.
In questo caso, il Fleet Manager può usufruire di una piattaforma di gestione dedicata che potrà restituirgli in tempo reale tutte le informazioni relative al mezzo, come la documentazione relativa agli spostamenti e ai conseguenti consumi.
Società di noleggio qualificate come SIFÀ mettono inoltre a disposizione soluzioni telematiche innovative integrabili con i sistemi aziendali, costruite per preservare i veicoli, garantire la mobilità e permettere ai Fleet Manager analisi e azioni coerenti con le proprie strategie e processi.

La gestione del Total Cost of Ownership (TCO) delle flotte aziendali

Il monitoraggio del parco auto è un’attività complessa e onerosa per le aziende, che può impattare sulla redditività se non si attua una gestione corretta degli adempimenti burocratici, fiscali e soprattutto degli interventi di manutenzione straordinaria dei veicoli. 

L’obiettivo del Fleet Manager - la figura deputata a gestire la flotta aziendale - è pertanto quello di ottimizzare, nel miglior modo possibile, ogni singolo aspetto della gestione della flotta – come l’acquisizione e la dismissione dei mezzi, la responsabilità civile automobilistica, la manutenzione ordinaria e straordinaria dei veicoli e le spese correnti dei mezzi (carburante, tasse, sinistri, ecc.) – in modo da ottenere una migliore efficienza e produttività di ciascun veicolo. 

In tal senso, il Fleet Manager deve tenere in costante controllo il Total Cost of Ownership (TCO), ovvero il costo complessivo di un veicolo, per l’intera durata di utilizzo dello stesso. Il TCO comprende costi fissi – rate di finanziamento, pagamenti del canone fisso, tassa di proprietà, assicurazione, manutenzione ordinaria e costi variabili come carburante, manutenzione straordinaria, tasse di circolazione e pedaggi. 

Tenere traccia del TCO permette all’azienda di monitorare tutte le spese sostenute per la gestione del parco auto e, di conseguenza, sviluppare un piano strategico per il controllo dell’intera flotta aziendale, in modo da razionalizzare i costi nel breve e nel lungo termine.

Car Policy e fleet management: gestione della flotta aziendale ottimizzata con SIFÀ

Un alto compito strategico del Fleet Manager è la costruzione e implementazione della Car Policy aziendale, con l’obiettivo di una gestione del parco veicoli il più possibile efficiente.
Nota anche come regolamento per le auto aziendali o politica del parco auto, la Car Policy è fondamentale perché aiuta a minimizzare i costi e automatizzare i processi, anche in ottica di gestione del personale. 

La stesura della Car Policy è legata alla situazione dell’azienda, alle sue strategie e obiettivi di breve, medio e lungo termine.
Obiettivi che possono riflettersi su una riduzione delle emissioni di CO2, così come sui costi dell’azienda o, in generale, sulla brand reputation dell’azienda — soprattutto in ottica di Responsabilità Sociale d'Impresa. Una volta definiti gli obiettivi, il passo successivo consiste nell’individuare gli strumenti più idonei per realizzarli. 

In conclusione, è evidente come la creazione di una Car Policy aziendale così come tutte le attività di Fleet Management sia un lavoro complesso, che richiede esperienza e competenze specifiche. 

L’Azienda può scegliere di occuparsene internamente, individuando un fleet manager, ma un’opzione molto apprezzata è quella di esternalizzare le attività di gestione della flotta aziendale e chiedere a realtà competenti di prendersene carico.

Mobility Management: cosa prevedono le normative di legge?

In Italia, la figura del Mobility Manager come “responsabile della mobilità aziendale” compare per la prima volta nel D.M. n.179 del 27 marzo 1998 recante norme in materia di “Mobilità sostenibile nelle aree urbane”.
Il decreto prevedeva l’obbligo, per imprese ed enti pubblici con singole unità locali con più di 300 dipendenti e le imprese con complessivamente più di 800 addetti, di dotarsi di un PSCL (piano spostamenti casa-lavoro) e quindi conferire l’incarico a un responsabile della mobilità. 

Il Mobility Manager si occupa della redazione del piano spostamenti casa-lavoro del personale dipendente con l’obiettivo di migliorare la qualità dell’ambiente, contribuire a ridurre il traffico cittadino e ottimizzare i costi. In tempi di Covid-19, con il nuovo decreto approvato dal CdM il 13 maggio 2020, il Mobility Manager diventa una figura prevista in tutte le aziende con più di 100 dipendenti ubicate in un capoluogo di Regione, in una Città metropolitana, in un capoluogo di Provincia oppure in un Comune con popolazione superiore a 50.000 abitanti.
Lo Stato, inoltre, incentiva l’utilizzo di mezzi alternativi, quali auto elettriche o ibride: con la Legge di Bilancio 2021, infatti, è stato confermato che la tassazione sui veicoli aziendali sarà rapportata in base alla percentuale di emissioni così da contribuire a limitare l’impatto ambientale.

Gestione flotte aziendali e Corporate Car Sharing: le soluzioni di SIFÀ per le aziende

SIFÀ, uno dei top player in Italia del Noleggio a Lungo Termine, può vantare expertise e risorse dedicate per la gestione della flotta aziendale e può dunque prendersi cura del parco auto di un’azienda, sia essa di grandi o piccole dimensioni.
Attraverso la formula del Fleet Management l’azienda mantiene la proprietà della flotta delegando a SIFÀ le pratiche amministrative e operative, con i vantaggi di una gestione efficace del parco auto e la garanzia di costi certi per l’intera durata del contratto.
Sarà compito degli account manager SIFÀ costruire un progetto personalizzato e pienamente aderente alle esigenze dell’azienda, identificando le soluzioni più efficaci per regolamentare tutti gli aspetti relativi alla flotta.
Tra gli aspetti qualificanti del servizio SIFÀ, figurano:

• Il Fuel Card Management, perché grazie alle partnership con DKV ed ENI, i clienti possono accedere a un ampio network di stazioni di rifornimento su tutto il territorio nazionale, con il vantaggio del risparmio sul carburante e sulla semplificazione amministrativa.
• Soluzioni innovative di telematica integrabili con i sistemi aziendali, costruite per preservare i veicoli, garantire la mobilità e permettere analisi e azioni coerenti con le proprie strategie e processi. 

Negli ultimi anni i temi della sharing economy e le dinamiche di accesso al pay per use rappresentano un trend di interesse per le aziende, che sempre più puntano su soluzioni di mobilità alternative e sostenibili.
Tra queste, il servizio di Corporate car sharing sta rivestendo un ruolo sempre più rilevante nei piani strategici delle società di noleggio che hanno come obiettivo principale quello di essere il più vicino possibile alle esigenze dei propri clienti.
È per tale motivo che SIFÀ ha deciso di implementare la propria offerta con un servizio di mobilità condivisa studiato appositamente per le aziende.
SIFÀ nel corso degli anni ha già lavorato a diversi progetti di mobilità condivisa in car sharing, rivolti non solo al comparto corporate ma anche al pubblico e al privato, con l’obiettivo sia di ottimizzare i costi e risorse, sia di sviluppare una mobilità più green, elettrica ed “etica”. 

La modalità di fruizione del servizio di car sharing offerto da SIFÀ si fonda sull’utilizzo di un’APP facile e intuiva. 

Ogni dipendente ha la possibilità di accedere al proprio account personale di Car Sharing aziendale, sia da PC sia da smartphone, per prenotare e prendere in carico il primo veicolo disponibile, indicando orario, data, luogo di partenza e destinazione.
La tecnologia keyless consente di avvicinarsi al veicolo assegnato e sbloccare le portiere dell’auto attraverso il sistema QR code, oppure tramite l’inserimento della targa della vettura o tramite l’utilizzo del Bluetooth. Dopo aver preso le chiavi nel vano portaoggetti, il driver può iniziare la sua corsa e, in caso di necessità, fermarsi, chiudendo le portiere con il telecomando, come con una normale autovettura privata.
La riconsegna del veicolo è anch’essa di facile attuazione: è sufficiente parcheggiare l’auto nelle aree di sosta indicate, seguire le indicazioni dell’APP per bloccare e chiudere le portiere e terminare la prenotazione in modo automatico.
Con un così efficiente sistema di prenotazione, un'auto aziendale condivisa può agevolmente effettuare ben più di due viaggi al giorno, mentre di solito viene assegnata esclusivamente a un’unica persona per l'intero arco della giornata. Portare la telematica sui veicoli aumenta l’efficienza della flotta, riduce i costi di gestione e migliora l’impatto sull’ambiente e la sicurezza degli utilizzatori, grazie ai sistemi di diagnostica in grado di rilevare anomalie di utilizzo e analizzare eventuali alert. La possibilità di incrementare l’utilizzo delle proprie vetture, inoltre, consente all’azienda di risparmiare su servizi di mobilità alternativi, quali i taxi, dove un’unica corsa può ad esempio coprire il canone di car sharing del periodo di 2 mesi.
La soluzione proposta da SIFÀ è di facile attuazione anche grazie al servizio di Help Desk 24h fornito dall’azienda che può operare da remoto sui veicoli durante tutte le fasi di utilizzo. Inoltre, il driver ha la possibilità di sfruttare il servizio di Corporate car sharing anche in orari non lavorativi: il sistema, infatti, è in grado di calcolare e addebitare al dipendente la componente di uso privato.