Car Policy aziendale: cos'è e come realizzarla

Uno dei compiti strategici del Fleet Manager è la costruzione e implementazione della Car Policy aziendale, con l’obiettivo di una gestione del parco veicoli il più possibile efficiente. Nota anche come regolamento per le auto aziendali o politica del parco auto, la Car Policy è fondamentale perché aiuta a minimizzare i costi e automatizzare i processi, anche in ottica di gestione del personale.

Obiettivi della Car Policy

La stesura della Car Policy è legata alla situazione dell’azienda, alle sue strategie e obiettivi di breve, medio e lungo termine. Obiettivi che, ad esempio, possono ricondursi a una riduzione delle emissioni di CO2, così come al contenimento dei costi dell’azienda o alla brand reputation soprattutto in ottica di Responsabilità Sociale di Impresa. Una volta definiti gli obiettivi, il passo seguente consiste nell’individuare gli strumenti più idonei per realizzarli.

Definire l’organizzazione del documento

Fissare la struttura della Car Policy aziendale, che potrà durare anche diversi anni, rappresenta lo step successivo per inquadrare in maniera chiara e ben definita tutte le principali voci del documento, che in linea generale sono:

·       Veicoli e modalità di assegnazione, utilizzo/restituzione

·       Norme di comportamento dei driver

·       Costi da sostenere

·       Aspetti amministrativi

Approfondiamoli uno ad uno.

Veicoli e modalità di assegnazione, utilizzo/restituzione

La Car Policy deve stabilire quali dipendenti hanno diritto all’auto aziendale, valutando per esempio il fattore di fringe benefit in base al ruolo del dipendente o al merito, e quale auto aziendale può essere scelta. Deve poi definire in che modo il dipendente può partecipare al processo di selezione del veicolo, stabilendo una prassi chiara all’interno dell’azienda. Successivamente il Fleet Manager dovrà individuare quali tipi di veicoli saranno forniti e quali eventuali optional rendere disponibili, decidendo inoltre se fornire un limite al chilometraggio mensile.

Norme di comportamento dei driver

Se l’auto aziendale è indubbiamente un incentivo rilevante per molti dipendenti, il Fleet Manager che è il responsabile della flotta dovrà prestare particolare attenzione a come verranno utilizzate le vetture. In questo senso, disporre di una piattaforma che monitori e restituisca in modo chiaro le informazioni rilevanti sui veicoli è molto utile per analizzare le effettive modalità di utilizzo e gli stili di guida dei dipendenti,  intervenendo quando opportuno con strategie di sensibilizzazione come informative interne all’azienda rispetto alle best practices al volante e corsi di guida.

Costi da sostenere

Un altro aspetto molto importante nella stesura della Car Policy è rappresentato dai costi da preventivare. È necessario per il Fleet Manager innanzitutto mettere a confronto il TCO (Total Cost of Ownership) dei diversi veicoli per valutare quali scegliere, soffermandosi in particolare sugli aspetti di alimentazione, pneumatici ed equipaggiamento. Verificare quale o quali mezzi si prestano meglio alla realtà aziendale consente di delineare che tipo risparmio sarà possibile ottenere per ogni veicolo.

Tra le voci di risparmio che possono risultare da una gestione più efficace della flotta aziendale, vi è sicuramente il consumo di carburante, che può arrivare a rappresentare il 40% della spesa complessiva affrontata dall’azienda nel mantenimento del parco veicoli.

Un altro possibile fronte di contenimento dei costi riguarda la corretta manutenzione del mezzo, con accorgimenti come la verifica della pressione degli pneumatici e più in generale dell’usura dei componenti dei veicoli.

Aspetti Amministrativi

Ultimi ma non meno importanti sono quegli aspetti amministrativi che dovrebbero essere inclusi all’interno della Car Policy per una gestione ottimale della flotta. Ne citiamo alcuni:

·       La gestione dei sinistri e relative procedure. Responsabilità per le multe.

·       Prassi di manutenzione ordinaria e straordinaria.

·       Gestione delle carte carburante.

·       Formazione dei driver.

·       Vendita, rottamazione, delle auto aziendali usate.

Il Fleet Management di SIFÀ

La creazione di una Car Policy aziendale e, in generale, l’attività di Fleet Management sono attività complesse che richiedono esperienza e competenze specifiche, e l’Azienda può scegliere di svolgerle internamente oppure di esternalizzarle.

SIFÀ, uno dei top player in Italia del Noleggio a Lungo Termine, può vantare expertise e risorse dedicate per la gestione della flotta aziendale, e può dunque prendersi cura del parco auto di un’azienda sia essa di grandi o piccole dimensioni. Attraverso la formula del Fleet Management l’azienda mantiene la proprietà della flotta delegando a SIFÀ le pratiche amministrative e operative, con i vantaggi di una gestione efficace del parco auto e la garanzia di costi certi per l’intera durata del contratto.

Sarà cura degli account manager SIFÀ costruire un progetto personalizzato e pienamente aderente alle esigenze dell’azienda, identificando le soluzioni più efficaci per regolamentare tutti gli aspetti relativi alla flotta.

Tra gli aspetti qualificanti del servizio SIFÀ, figurano:

·       il Fuel Card Management, perché grazie alla partnership con DKV, i clienti possono accedere a un ampio network di stazioni di rifornimento multibrand su tutto il territorio nazionale, comprese le pompe bianche, con il vantaggio del risparmio sul carburante e della semplificazione amministrativa.

·       Soluzioni innovative di telematica integrabili con i sistemi aziendali, costruite per preservare i veicoli, garantire la mobilità e permettere analisi e azioni coerenti con le proprie strategie e processi.